近畿日本ツーリスト株式会社さま(Webメールからアーカイブまでワンストップ導入）

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近畿日本ツーリスト株式会社さま(Webメールからアーカイブまでワンストップ導入）

大手旅行代理店の近畿日本ツーリストが取り扱うメールは多い日で 1 日約 18 万通にもなる。
これだけの大量のメールをセキュア、かつ安定して運用するには、従来のメールシステムでは 限界があった。そこで当社のWeb メールシステム、サイバーメールと、メール監査対応も可能なメールアーカイブシステム、メールベースをご選定頂きました。

今や、メールは基幹システム。万が一の障害も許されない。

近畿日本ツーリストさま（以下、同社）は2007年より新ブランド「knt!」をスタートさせ、お客様に感動、笑顔、信頼の物語を想像して提供して行く事をブランドステートメントに掲げています。

同社経営企画部　IT戦略部長　瓜生さまは、「90年代前半から、ごく一般的なSMTP/POPを使ったメールシステムを使用していました。ただ、年々メール量が増えるにつれ、サーバの安定性が課題となり、個人用、組織用、グループ用と複数のドメイン毎にサーバを立て管理して来たが、限界がみえてきていた。」と当時を振り返る。

瓜生氏：「じつは組織用ドメインのサーバに障害が発生したケースが何度かありました。それだけでも大変ですが、さらに社員個人用ドメインのサーバまで動かなくなると、業務が全面的にストップしてしまう恐れもあります。そうなる前に、メールシステムのリニューアルをするべきだと判断しました。」

個人情報の保護と内部統制。両立させるためにWebメールとアーカイブシステムを。

メールシステムの刷新にあたり、同社がとくにこだわったのは We b メールとメールアーカイブの導入でした。それには同社が目指す内部統制の確立が大きく関係しています。 旅行会社は業務上、顧客の個人情報を大量に取り扱う。氏名や住所はもちろんのこと、事故発生時に所轄官庁に提出するためのパスポート番号や、キャンセルの場合の返金で必
要になる銀行口座番号やクレジットカード番号を一時的に預かることもるため、より一層のセキュリティ管理と、監視体制が必要でした。

ローカルに落としたメールが外部に流出することを防ぐため、PC の持ち出しも原則的に禁じている反面、運用ルールが守られているかを監視する仕組みがなければ、結局は社員の良識に頼らざるを得なくなる。
万が一漏えいした場合も、誰がいつどんなやりとりをしていたのかという記録が残らない。メールシステムを刷新するならば、大容量の負荷に耐えられるだけでなく、同時に個人情報保護とメール監視体制をシステム上で実現させなくてはいけない。そこで考えられたのが、WEBメールと、メールアーカイブの導入をお考えになられました。

出張中も迅速な対応が可能に。お客様とのコミュニケーション向上にも。
サイバーメール導入後、従業員からの問合せも2ヶ月程度でほぼなくなり、むしろ便利になって良かった。という声を聞くようになった。システムのリプレイスには文句がつきものでもあるが、この反応は嬉しい反応であったそうだ。

瓜生氏：とくに評価が高かったのは出張先や海外でも自分宛のメールが読める事が、営業マンに取ってはなにより喜ばしいシステム刷新でした。旅行代理店は添乗員との同行、海外添乗などもよくあることです。WEB管理画面から所定の手続きを踏めば、簡単に送受信設定ができるし、安全面も確保できる。
なによりお客様とのコミュニケーションが滞らないことに素晴らしさを感じます」

日本を代表する旅行代理店「knt!」さまにとってシステムリスクを軽減するだけでなく、本来のビジネスの活性化にもサイバーメール、メールベースがお役に立てて、当社としても嬉しい限りです。今後、メールシステムと業務システムとの連携も検討されているとのことで、サイバーソリューションズのサービスに期待を御寄せ頂いております。

この他にも紹介できていないWebメールソリューションがあります。

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