2010年10月19日
荏原ユージライト株式会社様(SaaS/クラウドメールシステム導入）
■荏原ユージライト株式会社の概要
―御社の概要を教えていただけますか？
弊社は1957年に荏原製作所の関連会社として設立された、めっきを中心とする表面処理薬品と装置を自動車、建材、水栓金具、電子部品、半導体などの様々な分野に提供する表面処理メーカーです。設立以来、表面処理分野のリーディングカンパニーとして、環境への配慮や新しい処理技術の研究に努め、社会や多様化する顧客の要望に応えてまいりました。
―ということは御社は、荏原グループの一社と考えてよろしいのでしょうか？
以前はそうだったのですが、2003年にMBOによって独立、2005年には上場し、現在は荏原グループと資本関係はなく、異なる独自の経営方針を打ち出しています。
―情報システム課では、主にどんな業務を担当されているのですか？
社内の業務システムの企画、開発、運用に加え、社内ネットワークの構築やPCの管理などが、当課の担当業務です。
■従来のメールシステムが抱えていた問題点
―メールシステムについてもシステム課の方で管理されているんですか？
独立後もメールシステムは、荏原グループのものを使っていたんですが、より使い勝手が良く、セキュリティやコンプライアンス、社内統制の点でも効率のいいシステムを模索していたんです。
―従来の荏原グループのメールシステムとは、具体的にはどのようなシステムだったのですか？
荏原製作所で管理するサーバを利用したクライアントメーラーです。OutlookExpress（以下OE）を利用していたんですが、地方や海外への出張時のメールの確認には申請して設定済みのサブノートを持っていってSSL-VPNでネットワークを通して接続する必要があり、使いやすいとは言えない環境でした。
―セキュリティ面で万全を期すのは理解できますが、サブノートを持ち歩くということは、その紛失や盗難による情報漏えいのリスクが高まりませんか？
そうなんです。本格的にメールシステムの刷新を考えたのは昨年に入ってからなんですが、今更POPなどを利用するクライアントメーラーを採用する気はありませんでした。個々のPCにメールの内容が残らないWebメールの方が安心だと思っていましたし、当初からサーバの管理まで依頼できるSaaS型のWebメールしか検討していませんでした。
―ということは、まずクライアントメーラーでは不都合を感じていた、ということでしょうか？
社内でのメールは、従来使用していたOEは、マイクロソフトが将来的にサポートを終了することは分かっていたので、別のシステムに切り替える必要があることを認識していました。もっとも、そんなソフトベンダー側の理由以前に、社内でのメールソフトの使われ方の方に問題を感じていたんです。
多くの人が文書などのデータはサーバに移したりバックアップを取るなど気を使っているのですが、メールは利用者の分かりにくい場所に自動保存されているためか、あまりバックアップなどを気にせずデータを溜め続けてしまうのです。これには色んなリスクがありまして、データ増大によるソフトウェアのトラブルやハードウェアの故障でメールデータが消えてしまうことが多々生じていました。対応策として社内にはバックアップを促す警告のメールを流したりしていたのですが、メールはもはや電話と同じで普通に使えるものという認識が強く、なかなか浸透してくれなかったのです。
それでいながら電子メールはどんどんクリティカルなものになっています。システム課としても「そういう仕様だから」とか「消えちゃったからしょうがない」とは、心苦しくて言いにくいですから、根本的に仕組みを変える必要があると感じていました。
と言っても情報システム課は我々3人だけしかいませんから、200人以上となる全社員のメールシステムを社内で管理するのは難しい状況でした。クライアントメーラーであれば、個々のPCすべてをメンテナンスする必要に迫られます。だから切り替え時にはWebメールにしたい、という考えはかなり前から持っていたんです。
■時期尚早という印象だったWebメール
導入の１年前、つまり今から2年ほど前から、新しいメールシステムの選定にあたって検討を始めた頃から「Webメールしかない」と思っていたんですが、実際に色々なWebメールを試してみると別ウインドウを開く時のスピードなど画面上のレスポンスの悪さが気になりました。やはりインターネット上で動いているからなのでしょうが動きが鈍い印象で、ウインドウをいくつも開き過ぎると止まってしまうものもありました。最近のPCはレスポンスはいいので、１～２秒の時間差でもストレスを感じてしまいます。そんな部分から、Webメールはまだ時期尚早なのかなと感じていました。
―クライアントメーラーやその他のソフトと同等のレスポンスでなければ、使い物にならないと思われるのも当然ですよね。
性能面で後戻りすることはできません。使い勝手が落ちるのも避けたいことでした。ところが従来のWebメールのほとんどはAJAXに対応していないので、マウスによるドラッグ＆ドロップが使えないなど、OEと同等の使い勝手が確保できていません。これもメールを送受信する際にストレスを感じました。出張時だけ使うならいいかもしれませんが、社内でも出張時でも同じ環境で使えるメールシステムとして１つにまとめたかった、というのがありましたから、妥協はしたくありませんでした。
■サイバーメールΣと出会って
サイバーメールΣは一番最後に見たんですが、他とは格段に速さが違うので驚きました。先ほども言った通り、他を見ていたらWebメールはまだ早いのかなという感想だったのですが、ストレス無く動いてくれることで印象が変わりました。デモを動かした時には、あまり速い足回りじゃなかったのに、サクサク動いてくれましたから、これなら「使える」と思えましたね。
―サイバーメールΣの導入にあたって他に懸念していた問題はなかったのですか？
システム課は3人という少人数で業務を行なっていますので、新しいシステムを導入したことによるトラブルに対応するのは極力避けたいんです。そのため、これまでは新たに導入する場合には、スムーズでリスクの少ない移行を行なうために「実績あるモノ」の中から選んできたので、新しい技術をいち早く導入することには抵抗がありました。しかし実際に試してみて、直感的に使えることが確認でき、技術的な説明を受けても納得できましたので、安心して導入することができました。
それに営業の方の対応の良さも、導入を後押ししたと思います。熱心なだけでなく、社員の業務に合わせた仕様の変更など柔軟に対応して下さいましたから。
■共有アドレス帳により業務効率が格段に向上
―導入時に検討したメールシステムの機能比較の一覧表を拝見させていただきました。基本的なメールの機能は当然として、この中で特に重視した機能、外せない項目というのはどこでしょうか。
先ほど挙げたAJAX以外では、1IDあたりのサーバーの容量、それと共有アドレスですね。共有アドレス帳は本当に便利です。弊社規模の会社でも社員の入れ替わりが度々あるんですが、クライアントメーラーでは個別に必要なアドレス帳の引き継ぎなど対応しなくてはいけませんが、共有アドレスなら取引先などの必要なメールアドレスに引き継ぎの手間が要らないんです。
みんなが一つのアドレス帳を使っているのは、非常に楽ですね。一人一人の作業としては大したことないんですが、全体として考えると効率的ですし、ウチに問い合わせがあっても、すぐに対応できなければ先方にメールを送る作業が遅れてしまうこともありますから、けっこう重要なんです。
―なるほど。それに取引先の担当者が変わった場合にも、一人がアドレス帳の更新を行なえば、皆が最新の状態で使えるというのも良さそうですね。
サイバーメールΣの場合、その共有アドレスでも日本の企業体系に合わせた企業ごとにフォルダで分けたり、名前に振り仮名が入れられたり、部署や役職などを意識した作りになっているので、ビジネス上とても使いやすいというのもポイントでした。
―ということは導入や維持の費用やサーバー容量の点では、必ずしも比較検討したメールソフトの中では最高ではなかったようですが、レスポンスの良さと使いやすさが決め手になった、ということでしょうか。
それと対応の良さ、ですね。他のWebメールは、基本的に海外のメーカーの製品なので、どうしてもパッケージからあまり変更が利かないんです。サイバーメールΣは国産なので、弊社の事情に合わせた対応もしていただけた。これは選定の時にも、大きな理由になりましたね。
サーバに関して言えば、メールは止められませんから、24時間稼働保証99・9％のSLA制度も、それだけ自信があるなら安心だなと思いました。
―オプションのアーカイブも利用されていますね。
アーカイブは内部統制の点で、記録しておきたいと思っているので、利用させていただいてます。このアーカイブの料金も他社が容量に応じて変わってくるのに対し、サイバーメールΣはアーカイブはオプションでしたが料金設定もリーズナブルでしたし、1IDあたりなので、予算が立てやすいのも有り難かったですね。
―SaaS型ならではの特徴を活かした機能、特徴を評価していただいた、と言ってよさそうですね。
■1年間使ってみての評価
―実際に導入されてみて、使い勝手などの社内評価はいかがだったでしょうか。
使い勝手はOEとほとんど変わらないのが良かったと思います。移行の前に配って使ってもらったのですが、操作性が似ているのでスンナリ出来たようです。実際に窓口になっているのは黒坂なんですが、こちらの手間もかかりませんでした。
「そうですね完全移行の半月ほど前から使ってもらいはじめたんですが、ほとんど苦情もありませんでした。」（黒坂様）。
画面のレスポンスに関する苦情もありませんでした。それに以前は、スパムメールはスパムフィルターで勝手に弾かれてしまっていたので、どのメールが弾かれているのかアカウントを持っている本人が分からない状況でした。そのため「来るハズのメールが来ない」ということで、荏原製作所のメールサーバー管理者に問い合わせて、該当するメールを戻してもらうという手間がかかっていたんですが、サイバーメールΣはアカウントを持つ本人が自分でスパムメールの内容確認ができるので、迅速で確実な対応ができるようになりました。
―サーバーの管理者にとっても、膨大なスパムの中から探し出して送るのは、煩雑で大変な作業でしたね。導入していただいて、ちょうど１年が経過する頃となりましたが、ご使用になった上での評価をしていただけるでしょうか。
メールシステムのことをまったく気にしないで他の業務に集中できていますから、問題ないと言っていいでしょう。サイバーメールΣを選んで良かったと思っています。
「導入当初しばらくは、OEとの使い方や表示の違いで問い合わせも少しありましたが、今ではまったく問題なく、社員みんなが使いこなしてくれています」（川渕様）。
「それと、これまでよりも海外出張の手続きがとても簡単になりました」（黒坂様）。
―当初の目的であった、信頼性が高く、使い勝手のいいメールシステムという環境は達成できているようで安心しました。
将来的には海外支社にも独自ドメインを持たせて、メールシステムの統一を図りたいと思っています。そこまで視野に入れられるシステムだ、ということも選定の理由でした。
―確かに将来性も魅力ですね。本日はお忙しいところ、誠にありがとうございました。
※ 荏原ユージライトのWebサイト
※ 取材日時 2010年9月
※ 取材制作：カスタマワイズ
